01 / DIE GRUNDLAGE
Erst verstehen, dann rechnen.
Eine Betriebskostenabrechnung verteilt laufende Gebäudekosten auf einen Zeitraum und rechnet sie mit den geleisteten Vorauszahlungen ab.
Die Übernahme von Betriebskosten durch Mieter setzt eine entsprechende Vereinbarung voraus. Bei vereinbarten Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Eine Pauschale ist etwas anderes; für sie gilt diese jährliche Abrechnungspflicht nicht in gleicher Weise. Maßgeblich sind zunächst der Mietvertrag und § 556 BGB.
Gesamtkosten des Gebäudes → passender Verteilerschlüssel → Anteil der Wohnung → abzüglich geleisteter Vorauszahlungen. Jede Station sollte nachvollziehbar sein.
02 / DIE PRÜFREIHENFOLGE
Sieben Schritte.
Eine klare Linie.
Vereinbarung lesen
Stehen im Mietvertrag Betriebskostenvorauszahlungen oder eine Pauschale? Welche Kostenarten und Verteilungsschlüssel sind vereinbart? Ohne diesen Ausgangspunkt lässt sich die Abrechnung nicht sauber prüfen. § 556 Abs. 1–3 BGB
Zeitraum abgleichen
Stimmen Anfang und Ende des Abrechnungszeitraums? Gehören die angesetzten Kosten und eigenen Vorauszahlungen in diesen Zeitraum? Bei Ein- oder Auszug ist die Nutzungszeit innerhalb des Abrechnungsjahres zu beachten.
Kostenarten einordnen
Prüfen Sie jede Position anhand der Betriebskostenverordnung. Verwaltung und Instandsetzung gehören grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten. Bei Hauswartkosten zählt nur der dafür zulässige Tätigkeitsanteil.
Verteilerschlüssel prüfen
Ist der Schlüssel ausgewiesen und passt er zur Vereinbarung und den gesetzlichen Regeln? Ohne abweichende Vereinbarung gilt grundsätzlich der Wohnflächenanteil; erfasster Verbrauch oder erfasste Verursachung verlangen einen entsprechenden Maßstab. Bei vermietetem Wohnungseigentum enthält das Gesetz eine Sonderregel. § 556a BGB
Heizung gesondert ansehen
Für zentrale Heizungs- und Warmwasserkosten gelten eigene Regeln. In der Regel werden 50 bis 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch verteilt; der Rest nach einem zulässigen Flächen- oder Raummaßstab. Sonderfälle und Ausnahmen sind möglich. § 7 und § 8 HeizkostenV
Rechnung nachziehen
Rechnen Sie pro Position den Wohnungsanteil nach. Stimmen Gesamtkosten, Bezugsgröße und Ihr Anteil? Addieren Sie die Positionen und ziehen Sie die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen ab. Ein Vorjahresvergleich kann auffällige Sprünge zeigen, ersetzt aber keine Belegprüfung.
Fristen & Belege sichern
Notieren Sie das Ende des Abrechnungszeitraums und den Zugang der Abrechnung. Bitten Sie bei Unklarheiten um Einsicht in die zugrundeliegenden Belege und halten Sie Einwendungen samt Datum nachvollziehbar fest. § 556 Abs. 3–4 BGB
03 / KOSTEN RICHTIG TRENNEN
Umlagefähig?
Kommt darauf an.
Eine Kostenart muss unter die gesetzlichen Betriebskosten fallen und ihre Übernahme durch den Mieter muss vereinbart sein. Die folgenden Beispiele helfen beim ersten Sortieren; die konkrete Abrechnung braucht den Blick auf Vertrag und Belege.
| Position | Einordnung | Worauf achten? |
|---|---|---|
| Grundsteuer | Betriebskosten | Laufende öffentliche Last; § 2 Nr. 1 BetrKV. |
| Wasser, Müll, Gebäudereinigung | Betriebskosten | Kostenart und Verteilung anhand Vertrag, BetrKV und Belegen prüfen. |
| Hauswart | Nur anteilig | Verwaltung, Reparatur und Instandhaltung herausrechnen; keine doppelte Berechnung derselben Arbeitsleistung. § 2 Nr. 14 BetrKV. |
| Verwaltung & Instandsetzung | Keine Betriebskosten | Beispielsweise Verwalterhonorar und Reparaturkosten fallen unter die Ausschlüsse in § 1 Abs. 2 BetrKV. |
| Kabel-Grundgebühren | Nicht pauschal annehmen | Die früheren Übergangsregeln für laufende Grundgebühren endeten zum 30. Juni 2024; bei neuen Positionen genau prüfen, worum es sich handelt. § 2 Nr. 15 BetrKV. |
Die Tabelle betrifft die gesetzliche Einordnung der Kostenarten. Sie entscheidet nicht allein darüber, ob eine konkrete Position im Einzelfall wirksam vereinbart und zutreffend verteilt wurde.
04 / EINFACHES RECHENBEISPIEL
Aus Zahlen wird ein nachvollziehbarer Anteil.
Angenommen, für ein Gebäude fallen im Abrechnungsjahr insgesamt 12.000 € an Kostenarten an, die in diesem Beispiel wirksam vereinbart und zulässig nach Fläche zu verteilen sind. Das Gebäude hat 600 m² relevante Wohnfläche, die Wohnung 70 m². Die Wohnung hat für diesen vereinfachten Kostenblock 1.200 € vorausgezahlt.
Vereinfachtes Rechenbeispiel ohne Heiz- und Warmwasserkosten. In einer echten Abrechnung werden die einzelnen Positionen nach dem jeweils zulässigen Schlüssel verteilt und alle tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen berücksichtigt. Für Heizung und Warmwasser gilt regelmäßig ein verbrauchsbezogener Maßstab.
05 / BESONDERHEIT BEI EIGENTUMSWOHNUNGEN
Hausgeld ist keine Mieterabrechnung.
Vermietende Wohnungseigentümer erhalten ihre Abrechnung von der Gemeinschaft. Deren Kostenpositionen dürfen nicht einfach als Hausgeldsumme an Mieter weitergereicht werden: Verwaltung und Instandsetzung sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Deshalb sind Kostenarten und Umlagefähigkeit eigens zu prüfen.
Auch der Schlüssel verlangt Aufmerksamkeit: Ist eine Eigentumswohnung vermietet und haben die Mietparteien nichts anderes vereinbart, verweist § 556a Abs. 3 BGB auf den Verteilungsmaßstab zwischen Wohnungseigentümern; widerspricht er billigem Ermessen, gilt die Grundregel des Absatzes 1. Für Heizkosten sind außerdem die besonderen Vorgaben der Heizkostenverordnung zu beachten.
Kann ich für jede Position erklären, warum sie laufende Betriebskosten ist, welche Belege dahinterstehen und wie der Anteil meiner vermieteten Wohnung zustande kommt?
06 / ZEIT & NACHWEISE
Zwei Fristen.
Verschiedene Startpunkte.
Der Vermieter muss die Abrechnung über Vorauszahlungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Nach dieser Frist ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, sofern die Verspätung zu vertreten ist. Der Mieter hat für Einwendungen grundsätzlich zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Für beide Regeln nennt § 556 Abs. 3 BGB Ausnahmen bei nicht zu vertretender Verspätung.
Endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2025, läuft die reguläre Mitteilungsfrist bis zum 31.12.2026. Die Einwendungsfrist des Mieters beginnt dagegen erst mit dem Zugang der konkreten Abrechnung.
Auf Verlangen ist Einsicht in die zugrundeliegenden Belege zu gewähren. Nach § 556 Abs. 4 BGB darf der Vermieter die Belege auch elektronisch bereitstellen. Wer eine Position nicht versteht, sollte Kostenart, Betrag und zugehörigen Beleg gezielt erfragen.
07 / ZUM MITNEHMEN
Der Kurzcheck für die nächste Abrechnung.
Vorauszahlung oder Pauschale? Welche Kosten und Maßstäbe sind vereinbart?
Abrechnungsjahr, eigene Nutzungszeit und Vorauszahlungen abgeglichen?
Nur laufende Betriebskosten? Verwaltung, Reparaturen und doppelte Hauswartarbeit ausgeschlossen?
Gesamteinheiten, Wohnungsanteil und Heizungsverteilung nachvollziehbar?
Positionen addiert, Vorauszahlungen abgezogen, Ergebnis nachgerechnet?
Zugang und Fristen notiert, offene Positionen anhand der Belege geklärt?
AMTLICHE GRUNDLAGEN
Zum Nachlesen.
Gesetzesstand bei Erstellung dieses Beitrags geprüft am 23. September 2026. Bei älteren Abrechnungsjahren können zeitlich frühere Fassungen entscheidend sein.